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学生活动经费报销发票整理注意事项5.0版
作者:佚名       发布时间:2018/3/30 8:56:06       阅读量:16619


团委学生会部门(班级)经费报销常用表格模板下载:点击下载此文件
经费报销发票分类汇总表下载:点击下载此文件
经费报销明细分类汇总表下载:点击下载此文件

 发票黏贴卡下载:点击下载此文件

财务处网站办事指南:http://202.38.194.40:8080/cwc/fwzn.jsp
 

1. 基本账户(一般结算款项):

    户名:华南理工大学;

    账号:3602 0026 0900 0733 759

    开户行:工行广州五山支行。

    附言:收款单位(2个字)+收款人姓名(3个字)+用途(2-5个字),如化工张三科研费,电力李四学费,建筑王五培训费等。

2.增值税发票开票信息 (国家税务局规定:从2017年7月1日开始,开增值税发票需要填写所在单位的税号)

    单位名称:华南理工大学

    纳税人识别号:1210 0000 4554 1442 9R

    地址:广东省广州市天河区五山路

    电话:87114130

    开户行:工行广州五山支行

    账号:3602 0026 0900 0733 759

 

3.对于一些指定校外单位捐赠学校基金会的,发票信息如下:

  位 名 称:广东省华南理工大学教育发展基金会

纳税人识别号:5344 0000 6682 0222 7M

        话:

    行:中国建设银行广州市天河高新区支行

       号:4400 1580 5070 5900 0110

 

一、有效发票类型

交通费:来回各地火车票、大巴票(出广州市区的必须是往返双程票2014年新规定,凡是出广州市外的火车票、大巴票、飞机票等,必须是往返双程且同时有住宿费发票配套

广州市区的士票、地铁票、公交车票、汽车加油发票(注明汽车车牌号,一般不能报销)、车辆保管费、汽车过路过桥发票

大型集体活动如参加学院运动会来回南北校区、参观历史博物馆或展览等集体乘坐地铁的地铁票,建议最好每张发票背后写上不同的经手人、证明人

租车方面,大型活动如每年三下乡租赁外面公司大巴的,要开具租车费发票,同时要附上参加人员名单、从何地出发,到达何地,什么时间等内容的清单

打印类——打印费、复印费、横幅、海报、喷绘、画册设计等明细

办公费——办公用消耗品、文具及纸张、饮用水、审稿费、签字笔、打印纸、笔记本、白板、文件夹、胶布、胶水等明细

资料费——书籍、报刊、检索查新、小软件、复印2016年开始,购买书籍的发票需要报固定资产,一般不能报销)

版面费——论文发表版面费,须附上录用函或通知

电话费——程控或移动电话费用

网络费——有关网络的费用

邮寄费——信函、货物、包裹、现金邮寄及邮政费

燃油费——汽油、柴油等

维修费——设备日常修理保养保修、零配件更换、建筑物维修、公共设施维修、车辆维修费

材料费——科研用药品试剂及实验室用低值易耗品、行政用消耗品、体育用品、专用服装

设备费——需办固定资产的办公家具及设备,教学、科研、体育、医疗设备及其他需办固定资产的设备

测试费——科研用途的分析、测试、技术服务、实验费

其他费——印刷费、租赁费、专家鉴定费、军训费、宣传费、协作费、团体会费、餐费等

矿泉水、服装租赁(仅限演出服装租赁,购买服装的不能报销)、中国移动充值发票、图书(一次不能超过总金额的15%)、邮局和各家快递方面的发票

移动充值发票、演出服租赁费发票均按照票面金额70%报销

二、有效发票要求

1.外来原始凭证必须是带有税务或财政监制章的正规发票,各单位内部自行印制的无税务章或财政监制章的发票不能报销。现在经常遇到开的是假发票,所以平时发票自己要留意是在什么地方开的如果是假的可以去找他重新开。

2.发票题头应填写全称:华南理工大学(一般情况下的发票抬头)   有些经费会指定抬头:  广东省华南理工大学教育发展基金会 (开发票前要找负责报销的部门或老师咨询清楚抬头)

 

3.要明细清单,不要笼统泛称:发票内容尽量要具体化、明细化,不要写:办公用品、生活用品、日用品、礼品、食品等笼统、泛称;这样统称没有明细清单的是不能报销,餐饮发票一般不能报销,如集体活动加班的工作餐可单独说明进行报销。

发票摘要应逐一填写所购物品品名、数量、单价金额,如果所购物品过多,无法在一张发票内填写,可在发票摘要处写明“详见附件”,或“详见明细清单”,另附由对方单位加盖单位发票专用章或财务专用章的明细清单。

批量购书、购买办公用品或网购物资开具“办公用品”、“耗材”等内容的发票,必须附有销售单位的商品清单,应写清楚书籍、资料名称及物品名称。

凡是报销材料采购、设备维修和加工费用的,除持发票外,还必须附销售、维修和加工单位出据明细清单。

凡是报销版面费,必须附上版面费通知单或其复印件。

 

4.要背面签字,不要背面空白:持发票报账者,须有经办人、验收人或证明人在发票背面左下角黑色水笔写上经手人、证明人、发票用途三项信息。如:经手人:张三证明人:李四 用于XXX活动购买与会观众饮用水。

对于一些金额大的打印费发票,背面除写经手人、证明人、用途外,还需要写清楚打印内容的数量、单价等。

除上述三项信息外,一般情况下不需要多写其他内容,尤其是不要写此发票只限于报销XXX活动此发票是XXX活动替代发票之类文字。

一些手撕定额发票比如地铁票、快递发票等,不是打印或手写的不需要发票题头,不要自己再写上去华南理工大学

 

5.要先办报增,不要直接报销:凡是购买仪器、仪表、设备及家具等,都必须先到资产处办理固定资产报增手续,方能在财务处办理报销。

6.要实际发票,不要替代发票:一般情况下,尽量按照举办活动的实际开支支出来开具实际发票,在购买时先咨询是否能开正规发票,如果不能可以换地方购买;尽量避免找其他发票来替代。

7.要定点采购,不要零散采购:一些小的打印、购买支出如一次金额太小不能开具发票,可以定点在该打印店开个登记账户,平时做好登记累计到一定金额开发票。

 

8.要保持一致,不要涂改缺陷:

外单位开具用来报销的发票金额大小写必须完全一致,涂改无效;

班级、部门开展活动,购买东西的时候不要拿收据来报销,一定要是发票才可以报销,有效发票须加盖“财务专用章”或“发票专用章”

除金额外,发票上其它内容发生更改时,须在更改处加盖与发票本身一致的印章;若原始发票丢失,可到对方单位索取原始凭证存根联的复印件,加盖对方单位的财务印章后,到财务处办理相关手续,方可报销。

9.要外面发票,不要华工发票:

按照学校《简化经费领报手续的几项措施》规定:学校各单位之间的相互收费均应办理内部转账手续,原则上不支付现金,凡支用现金并用盖有我校财务专用章的收据(或盖有我校发票专用章的发票)到会计科一般不予报销

凡是发票专用章是“华南理工大学发票专用章”的发票如在学校体育场馆的场租费发票、校内停车费发票等都不能在财务处报销。

故开票单位必须是学校外面的单位加盖的“发票专用章”才可以,如“华南理工大学劳动服务公司发票专用章”。

10.要刷卡支付,不要现金交易

学校财务规定:自20141110日起,单笔支出金额小于1000元的可以现金交易;一切公务支出单笔支出金额超过1000元的,老师刷公务卡、学生刷银行卡,保留刷卡POS机凭条,报销时将凭条附在发票背后。

在一个地方开的发票金额在【10002000】之间的,刷银行卡开具发票报销;
金额在【2000, 】的开具发票学校财务对公转账或支票。
请刷个人公务卡或银行卡(学生),保留刷卡记录凭条等黏贴在发票背面

华南理工大学师生员工工作经费支出公务卡、银行卡使用须知

http://202.38.228.180/info_view.asp?VID=9801

 

11.要当年发票,不要跨年发票

根据《中华人民共和国会计法》第十一条规定,会计年度自公历11日起至1231日止。当年的收支要当年入账,教职工取得的报销凭据(以报销凭据上的日期为准),原则上在当年报销。确实无法在当年报销的,可适当延长时间。

例如,201611日—1231日期间的发票,在2016年全年报销没问题;但是等到2017年再去报销2016年的发票尤其是上半年的发票就不能报销

12.支付宝交易注意事项

当学生报销出现支付宝购买付款情况时,请提醒:要将支付宝直接连接至银行卡支付,而不要用支付宝或余额宝的余额支付。

报销附资料:1)支付宝支付页面(证明资金去向)

2)网上银行流水页面(代替刷卡)

三、报销注意事项

每学期开学进行团委、学生会、学院内部社团开会讨论整体活动安排规划,只有事先在规划内的活动,事先提交了活动申报和预算,获得学院团委批准的活动,老师签字后才给予报销;切勿出现那种先办活动花钱再来补签字报销,事先不汇报直接超出预算事后再来报销

凡是没有事先提交预算表给老师看,超过预算金额没有事先给主管常委和老师汇报的,一律不给予报销,实行谁签字,谁负责报销

(一)活动报销流程

1.主办部门至少提前一周提交活动方案和预算表电子版给秘书部、主管常委和主管老师

2.然后纸质版的交给主管常委、主管老师签字后,主管常委和主管老师签字确定后,按照预算表和方案准备活动

 

3.活动过程中,如有临时或突发情况需要增加预算的,需提前给主管常委、老师尤其是主管老师汇报增加预算的原因、增加的金额等,主管老师同意后再增加

 

4.活动中做好照片拍摄、事后新闻报道、发票整理与活动预算表及时交给秘书部等待报销

 

5.秘书部每月汇总发票报销的时候,一定要将各部门活动预算表纸质版、本次报销活动汇总表和发票一起交来总金额要对应上;各部门上交发票给秘书部的时候要填写发票清单,即哪些发票是做什么活动,这样一些临时的到时能对号入座,减少报销的麻烦

 

6.凡是秘书部申请报销事项,必须事先预约----现场当面交纳发票和登记签字----现场当面领取报销经费登记签字,如主管老师不在,请勿直接将发票放在桌上就走,可以下次预约好再当面办理
秘书部到217办公室找主管老师报销时,要上交单个活动账目明细清单、本次报销汇总清单、发票三项

 

(二)活动支出提醒

1.重复使用,节约环保:对于一些经常要开展的活动,横幅印刷尽量不要太具体化,不要把时间地点等印刷上,尽量共性化可以方便以后再使用,比如土木与交通学院学生干部系列培训土木与交通学院主持人风采大赛等,这些横幅以后就可以再次使用

 

2.减少海报,多用网络:对于一些小型活动,尽量采用网站、微信、微博、QQ群、飞信等网络、新媒体方式宣传,尽量不要凡是活动都打印海报、传单、制作横幅等产生浪费

 

3.加大培训,普及常识:各组织、社团、班级团支部等要加大培训,要多阅读本财务报销注意事项提醒,多登录学校财务处网站办事指南报销流程等浏览相关规定,让所有同学的都知道发票报销方面一些注意事项,平时按照财务规定开具符合要求的发票,活动结束后及时上交报销,避免报销时发票不符合要求导致报销时间太长,学生自己垫钱时间太长

(三)发票粘贴事项

“粘贴卡”是用以粘贴财务单据,明确经济责任,方便装订会计凭证和查阅会计档案的财务办公用纸。

 

1.将票据分类,同类票据应集中在一起,应该在费用上分出,差旅费、会议费、业务招待费、车费、订车费等单据进行分类粘贴。(差旅费加贴《长途差旅费报销单》、市内公交及的士费加贴《市内交通报销单》)

 

2.票据粘贴卡要保持平整,不能折叠,票据粘贴要整齐,平铺于粘贴卡上,从左边开始按先大后小的顺序依次排列,粘贴卡左侧应留有适当的空白距离(已划线注明),票据数量不宜太多,以便装订。

 

3.粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序呈鱼鳞状粘贴,确保票据粘贴后依然平整,均匀布满整个粘贴卡,且不超过整个粘贴卡的范围。

 

4.超过粘贴卡的票据将下侧和右侧轻折叠与粘贴单并齐即可,或留待财务人员审核完毕后折叠。

 

单据粘贴不符合上述要求的,会计人员有权退回经手人重贴和重办签字手续。

另外,发票背面要有“经办人”、“证明人(验收人)”签名并说明“用途”;财务负责人或项目负责人则签在“粘贴卡”的“主管”栏。

 

 






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